部下と円滑にコミュニケーションする5つの方法

コミュニケーションはビジネスの成功に不可欠な要素であり、特に部下との円滑な対話は組織の効率とモチベーションに大きな影響を与えます。

本記事では、効果的なコミュニケーションを築くための質問力を活用する樋口裕一氏の著書の方法に焦点を当て、上司であるあなたが部下と円滑な対話を築くための手法をご紹介します。

部下と円滑にコミュニケーションする5つの方法

1. 具体的な質問で的確な情報を引き出す

大雑把な質問ではなく、具体的で的確な質問を投げかけることが重要です。

例えば、・・・

「仕事の進捗はどう？」

ではなく、・・・

「今週のプロジェクトの進捗で気になる点はありますか？」

といった具体的な質問をすることで、部下は具体的な情報を提供しやすくなります。

2. デメリットに焦点を当てた質問で隠れた課題を明らかにする

部下が抱えている問題や懸念を引き出すためには、デメリットに焦点を当てる質問が有効です。

例えば、・・・

「このプロジェクトの進捗が速い一方で、何か困難な点や改善すべき課題はありますか？」

といった形でデメリットにフォーカスし、隠れた課題を明らかにします。

3. 肯定的なフィードバックから問題点を引き出す

部下を認めることは大切ですが、同時に問題点も引き出すことができます。

例えば、・・・

「この成果は素晴らしいですね。ただし、今後の改善点や挑戦すべき課題についてどう感じていますか？」

といった具体的なフィードバックを求めることで、部下はポジティブな側面と同時に改善点を話しやすくなります。

4. 質問を通じて部下の考えやアイディアを引き出す

部下の意見やアイディアを引き出すためには、オープンな質問が有効です。

例えば、・・・

「今後のプロジェクトに関して、どんな新しいアプローチやアイディアが思い浮かびますか？」

といった形で、部下の創造性や主体性を引き出します。

5. 状況に合わせたフィードバックを行い、コーチングを実践する

部下の状況や進捗に応じて、適切なフィードバックを行いましょう。

具体的な質問を通じて問題点や改善点を把握し、それに基づいて肯定的かつ具体的なアドバイスやコーチングを提供します。

これにより、部下は自らの成長に寄与する方向へ進むことができます。

部下との円滑なコミュニケーションで得られるもの

以上の方法を実践することで、部下とのコミュニケーションがより深まり、組織全体のモチベーションを向上させることが期待できます。

部下との良好な関係構築は、リーダーシップの向上に繋がりますので、積極的に質問を活用して円滑な対話を心がけることが大切です。

また、部下との円滑なコミュニケーションは、生産性の向上やコミュニケーションロスというコストの削減にも寄与することが可能になります。

コミュニケーションとは、一方通行ではなく双方向で行うものです。

よって、質問するということは、それに対する答えが帰ってくることになりますので、言葉のキャッチボールを行いながらお互いの価値観、考えを共有することが可能になります。

コミュニケーションのコツは具体性

コミュニケーションのコツとして、上記の5つの方法に共通するのが具体性です。

何を、いつまでに、どのようにするのか？を具体的に伝えることで、相手にあなたの意志が正確に伝わります。

私が若い頃に勤めていた職場には、元リクルート出身の上司がおられました。

その元リクルートの上司の口癖は「なる早（はや）でお願い」でした。

この「なる早（はや）」は「なるべく早くでお願いします」という意味です。

この「なるべく」という言葉は具体的ではありません。

人によっては「なるべく」は今日中と感じる人もいますし、人によっては1時間後と捉える人もいるでしょう。

よって、この元リクルートの上司と部下たちとの関係は、あまり良好とは言えない関係だったと思います。

この「なる早でお願い」という言葉を「今日中にお願い」「1時間後にお願い」と言えば、その段階でお互いができる、できないの確認がその場で完了し、コミュニケーションロスを無くすことが可能になったはずなのですが。

コミュニケーションのコツは、具体性、定量性であることは間違いないと思います。

 

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