オーナー社長が毎日一人で喫茶店に通った費用は経費になるのか？

オーナー社長が毎日営業などで外出する際に、アポイントの合間のスキマ時間にスタバなどの喫茶店で一人で時間を潰すことはよくあると思いますが、この時のお茶代は会社で経費（この場合は会議費）にすることができるのでしょうか？

経費として使えるお金の定義とは？

経費とは、会社が事業を行う上で必要な支出のです。

従業員の給与や手当、事業用の物品やサービスの購入、公共料金、広告宣伝などが含まれます。

経費は法的に認められたもので、税務上控除できます。

例えば、接待費は顧客との関係構築やビジネス促進のために支出されます。

ただし、業務に直接関連し、金額が適切であることが条件です。

会議費は会社内外での会議やセミナーにかかる費用で、業務遂行や業績向上に直接関連している必要があります。

会議の内容や参加者が業務上の目的であることも重要です。

経費の適切な管理と記録は、会社の効率的な運営や業績向上に貢献します。

オーナー社長が一人で喫茶店に行った費用は経費になるのか？

社長が営業活動中に顧客先を回っている際、アポイントメントの合間に一人で喫茶店でお茶を飲むことは、営業活動の一環として業務に直接関連しており、顧客との関係構築や情報交換に役立つ可能性があります。

このような行為は、営業活動の一環として経費（会議費）として認められる可能性があります。

ただし、支出が合理的であり、金額が適切であること、会社の方針や法令に則っていることが必要です。

仮に税務署の調査があった場合に経費として認められるには、支出が業務に直接関連し、合理的かつ必要性があり、金額が適切であることを示す適切な記録が保管されていることが求められます。

この場合の記録に該当するものとしては、以下のものが必要になる可能性が高いと思われます。

• 領収書
• 当日のスケジュールが分かるもの（スケジュール帳のコピーなど）

要するに、社長が毎日営業のために外出し、かつ複数の取引先を訪問している事実が確認でき、アポイントのスキマ時間が発生していることが説明できる。

このような条件が満たされれば、社長が毎日一人で喫茶店に行った際の支出は経費として処理することができる可能性が高いということが言えます。

ただし、喫茶店が高級ホテルの高額なコーヒー代ばかりであると、一般常識的の範囲ではないと判断される可能性が高まるので、街中にある喫茶店を多く利用することが懸命だと考えられます。

オーナー社長と雇われ社長では多少事情が違う

こちらの記事にも書きましたが、オーナー社長と雇われ社長では経費として使用できる費用に関する考え方が多少異なります。

簡単に言えば、オーナー社長は社長自身が最終決済者であるが、雇われ社長の場合はあくまでも会社のルールや慣習に沿った形で経費化する必要性がある、ということです。

オーナー社長は会社の大株主であり、経営者でもあるため会社の長期的なビジョンに基づいて行動することが可能です。

しかし、雇われ経営者は株主から経営を任されているに過ぎないため、株主が期待する眼の前の成果を追い求める必要性が常につきまといます。

よって、同じ経営者でも立場や役割が異なるため、経費の使い方も変わっているくる場合が多くなります。

経費の使い方は税務署を意識するよりも社員を意識する

社長の多くは経費＝税務署という発想をお持ちの方が多いと思いますが、実際には税務署よりも社員を意識することが重要であることを認識されることをおすすめします。

例えば、社員には経費節約と言いながら社長自身が無駄だと思われる経費を使っていたのでは社員は誰も経費を節約しようとは思いません。

もちろん、社長に必要なものと社員に必要なものは違いますので、会社の業績や成長に必要な経費は使うべきだと思います。

しかし、社長が考えている以上に社員は社長の行動に敏感に反応します。

特に経費、お金の使い方には敏感に反応します。

究極的なことを言えば、税務署や社員に説明できる費用を経費として使用することが、一番の税務署対策であり、かつ社員からも信頼が得られるます。

経費が少なければ利益が増えますが、逆に言えば経費を使わなければ利益を得ることができないのも事実です。

よって、使わなければいけない経費なのであれば、より効果的なお金の使い方をすることが会社の利益プラスアルファのものを得ることができます。

こういう考え方ができる社長は、自分自身が社長としてさらなる成長ができ、その結果会社と社員の成長も促すことができる社長だと考えます。

 

 

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＊この記事はあくまでも個人の見解です。税務に関しては税理士など専門家にご相談ください。